eMail Management

eMail ist mittlerweile ein größerer Faktor für den Unternehmenserfolg als Brief und Fax.

Bekannte Themen bei eMail sind Spam, Phishing, Viren und Würmer. Diese stellen nur einen Teilausschnitt dessen dar, was heutzutage in das Risikomanagement eines Unternehmens einfließen muss.

Gefahren, die eine Organhaftung nach sich ziehen können, werden oft nicht berücksichtigt. Schon wenn eine eMail in den Einflussbereich des Unternehmens gelangt, hat sie rechtliche Relevanz. Nach neuer Rechtslage muss eine eMail wie ein Geschäftsbrief behandelt und entsprechend verarbeitet und archiviert werden. Sicherheitsthemen wie Verschlüsselung und Zertifikate gewinnen damit höchste Priorität. Organisatorische Aspekte wie Vertretungsregelungen, "vier Augen Prinzip" und Genehmigungsprozesse müssen bei eMail wie bei "normalen" Geschäftsvorgängen beachtet werden.

pscNET setzt verstärkt auf die eMail-Archivierungslösung von MailStore.

 

Vorteile für den Kunden

Schutz vor Datenverlusten
  • Importieren Sie alle bestehenden E-Mails und archivieren Sie in Zukunft jede E-Mail direkt bei Ein- und Ausgang (noch bevor Anwender diese löschen können)
  • Verfügbarkeit im Schadensfall
  • Fällt der E-Mail-Server aus, sind die Daten weiterhin über das Archiv zugreifbar

  • E-Mail-Server entlasten

    E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert vom E-Mail-Server gelöscht werden. Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server kann dessen Backup und Restore deutlich schneller erfolgen.

    Extrem schnelle Suche

    MailStore bietet eine extrem schnelle Volltextsuche (auch über beliebige Dateianhänge). Ordnerstrukturen werden übernommen. Anwender können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, Web Access oder mobil auf das Archiv zugreifen.


    Postfachbegrenzungen abschaffen

    Da das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server gleichbleibend niedrig gehalten wird, sind Postfachbegrenzungen überflüssig.

    PST-Dateien abschaffen

    Alle unsicheren PST-Dateien können zentral gesichert werden.


    Speicherplatz einsparen

    Durch Single-Instance-Sicherung (De-Duplizierung) und Komprimierung belegen die Daten im Archiv nur noch 30 bis 70% des ursprünglichen Speichers.

    Wiederherstellung verlorener eMails vereinfachen

    Dank One-Click-Restore für alle Anwender müssen E-Mails nicht mehr durch die IT aufwendig aus Datensicherungen (falls diese die verlorenen E-Mails noch enthalten) wiederhergestellt werden.


    Rechtliche Anforderungen erfüllen

    eMail-Archivierung ist nicht optional. Alle Unternehmen in DACH müssen geschäftsrelevante E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, jederzeit auffindbar und manipulationssicher aufbewahren. Bei Verstoß drohen empfindliche Strafen. Dies ist nur durch rechtssichere eMail-Archivierung möglich. MailStore Server wurde nach allen relevanten gesetzlichen Anforderungen (z.B. AO, HGB, GDPdU) zertifiziert.MailStore Server bietet ein umfassendes Technologiekonzept (z.B. Verschlüsselung, Protokollierung, Aufbewahrungsfristen, Auditor-Zugriff).